La preparación de pedidos es uno de los procesos más importantes de cualquier eCommerce, distribuidor o empresa que trabaje con mercancía. Cuando un pedido se prepara correctamente, el cliente recibe el producto adecuado, en buenas condiciones y dentro del plazo previsto. Sin embargo, un pequeño error puede provocar devoluciones, reclamaciones y costes adicionales.
Dentro de este proceso existen dos operaciones fundamentales: el picking y el packing.
Aunque ambos conceptos están relacionados, no significan lo mismo. El picking consiste en localizar y recoger los productos que forman parte de un pedido, mientras que el packing se encarga de comprobarlos, protegerlos, embalarlos y dejarlos listos para su envío.
Cuando estas tareas se gestionan de manera profesional, la empresa puede preparar más pedidos, reducir errores y mejorar la experiencia de sus clientes.
¿Qué es el picking en logística?
El picking es el proceso mediante el cual se seleccionan y recogen del almacén los productos incluidos en un pedido.
Por ejemplo, cuando un cliente compra tres productos en una tienda online, el equipo de almacén recibe la orden, localiza cada referencia y reúne los artículos antes de enviarlos a la zona de embalaje.
El proceso habitual de picking incluye:
- Recepción de la orden de pedido.
- Identificación de los productos y cantidades.
- Localización de las referencias dentro del almacén.
- Recogida de la mercancía.
- Traslado a la zona de preparación.
- Verificación del pedido.
El objetivo es realizar estas tareas en el menor tiempo posible y sin confundir referencias, cantidades, lotes o variantes de producto.
¿Qué es el packing en logística?
El packing es el conjunto de tareas relacionadas con la revisión, protección, embalaje y etiquetado de los productos antes de su expedición.
Una vez finalizado el picking, los artículos pasan a la zona de packing. Allí se comprueba que el pedido esté completo y se elige el embalaje más adecuado según el tamaño, peso y fragilidad de la mercancía.
El proceso puede incluir:
- Comprobación de referencias y cantidades.
- Control visual del estado del producto.
- Selección de la caja o embalaje.
- Colocación de materiales de protección.
- Incorporación de documentación o elementos promocionales.
- Cierre del paquete.
- Pesaje y medición.
- Impresión de la etiqueta de transporte.
- Clasificación para su expedición.
El packing no consiste únicamente en introducir productos en una caja. Un embalaje adecuado ayuda a evitar daños, optimizar el transporte y transmitir una imagen profesional de la marca.
Diferencia entre picking y packing
La diferencia principal está en la función que cumple cada proceso.
| Proceso | Función principal | Resultado |
|---|---|---|
| Picking | Localizar y recoger los productos | Pedido reunido |
| Packing | Revisar, proteger y embalar los productos | Pedido preparado para enviar |
El picking se realiza dentro de las zonas de almacenamiento, mientras que el packing suele desarrollarse en un área específica de preparación y embalaje.
Ambos procesos deben estar perfectamente coordinados. Un picking incorrecto provocará que el cliente reciba una referencia equivocada. Un packing deficiente puede hacer que el producto llegue dañado, aunque se haya seleccionado correctamente.
¿Por qué son tan importantes en un eCommerce?
En una tienda física, el cliente selecciona directamente los productos. En un eCommerce, esa responsabilidad recae sobre el equipo logístico.
La calidad del picking y packing influye directamente en:
- La precisión de los pedidos.
- Los tiempos de preparación.
- El estado de los productos durante el transporte.
- El número de devoluciones.
- Los costes logísticos.
- La satisfacción del cliente.
- La reputación de la tienda online.
Un cliente puede valorar positivamente la calidad del producto, pero si recibe un artículo equivocado, incompleto o dañado, su experiencia de compra será negativa.
Además, los errores generan un doble coste: la empresa debe gestionar la devolución y preparar un nuevo envío. A esto se suma el tiempo dedicado a la incidencia y el posible deterioro de la confianza del comprador.
Problemas habituales en la preparación de pedidos
Cuando el volumen de ventas es reducido, muchas empresas preparan sus pedidos manualmente desde un pequeño almacén, una oficina o incluso desde su propio local.
El problema aparece cuando las ventas empiezan a crecer.
Errores de referencia
Ocurren cuando se confunden productos similares, colores, tamaños, modelos o formatos. Son especialmente frecuentes en catálogos con numerosas variantes.
Cantidades incorrectas
El pedido puede incluir más o menos unidades de las solicitadas. Además de generar reclamaciones, estas diferencias provocan desajustes en el inventario.
Falta de control del stock
Si las entradas y salidas no se registran correctamente, la tienda puede vender productos que no están disponibles o mantener mercancía inmovilizada durante demasiado tiempo.
Embalajes inadecuados
Utilizar una caja demasiado grande aumenta el consumo de materiales y puede encarecer el transporte. Por el contrario, un embalaje insuficiente incrementa el riesgo de rotura.
Retrasos en la preparación
Una distribución poco eficiente del almacén obliga a realizar desplazamientos innecesarios. Cuando aumenta el volumen de pedidos, estos tiempos terminan acumulándose.
Falta de capacidad ante picos de demanda
Black Friday, Navidad, rebajas, promociones o campañas especiales pueden multiplicar temporalmente los pedidos. Sin personal, espacio y procesos suficientes, la operativa puede bloquearse.
¿Cómo se puede optimizar el picking?
Mejorar el picking permite reducir desplazamientos, aumentar la productividad y evitar errores.
Organizar correctamente el almacén
Los productos con mayor rotación deben situarse en zonas accesibles y próximas al área de preparación. Las referencias menos demandadas pueden ocupar ubicaciones más alejadas.
Identificar claramente cada producto
Las ubicaciones y referencias deben contar con códigos, etiquetas o sistemas de identificación que faciliten su localización y comprobación.
Mantener actualizado el inventario
Cada entrada, salida, devolución o cambio de ubicación debe quedar registrado. Esto permite conocer el stock disponible y evitar roturas de inventario.
Agrupar pedidos
Dependiendo del volumen y tipo de producto, se pueden recoger varias órdenes en un mismo recorrido y clasificarlas después en la zona de preparación.
Utilizar tecnología de gestión
Un sistema de gestión de almacenes o WMS ayuda a asignar ubicaciones, organizar rutas, registrar movimientos y controlar el estado de cada pedido.
¿Cómo mejorar el packing?
La optimización del packing debe buscar un equilibrio entre protección, coste, rapidez y presentación.
Elegir el embalaje adecuado
El paquete debe adaptarse al tamaño, peso y características del producto. Reducir el espacio vacío permite utilizar menos material y aprovechar mejor la capacidad de transporte.
Crear protocolos por tipo de mercancía
No debe embalarse de la misma manera un producto frágil, un cosmético, una botella, un libro o un artículo textil. Cada categoría necesita un procedimiento concreto.
Realizar una verificación final
Antes de cerrar el paquete se deben comprobar las referencias, cantidades y estado de los productos.
Personalizar la experiencia
El packing también puede incluir cajas personalizadas, papel de marca, tarjetas, instrucciones, muestras o material promocional.
Esta personalización convierte la apertura del pedido en una extensión de la experiencia de compra y puede ayudar a reforzar la fidelización.
Adaptarse a las exigencias de sostenibilidad
Optimizar el tamaño de los paquetes y reducir materiales innecesarios disminuye residuos y costes. También prepara a las empresas para unas exigencias cada vez mayores en materia de envases y embalajes.
Picking y packing en productos regulados
Algunos sectores requieren controles adicionales durante la preparación de pedidos.
Es el caso de productos relacionados con la alimentación, cosmética, salud, suplementos o mercancías sensibles a la temperatura.
Según el tipo de producto, puede ser necesario gestionar:
- Números de lote.
- Fechas de caducidad.
- Rotación FIFO o FEFO.
- Trazabilidad.
- Condiciones de conservación.
- Control de temperatura.
- Protocolos específicos de manipulación.
- Almacenamiento con registro sanitario.
En estos casos, no basta con preparar rápidamente el pedido. También es necesario garantizar que la mercancía cumple los requisitos de conservación y trazabilidad correspondientes.
¿Cuándo conviene externalizar el picking y packing?
No existe un número exacto de pedidos a partir del cual una empresa deba externalizar su logística. Sin embargo, existen algunas señales claras:
- La preparación de pedidos ocupa demasiadas horas.
- Se producen errores con frecuencia.
- El almacén se ha quedado pequeño.
- El inventario no coincide con el stock real.
- Resulta difícil contratar y organizar personal.
- La empresa no puede asumir los picos de ventas.
- Los pedidos salen con retraso.
- Aumentan las incidencias y devoluciones.
- La logística impide dedicar recursos a ventas o marketing.
- El negocio necesita crecer sin invertir en una nave propia.
Externalizar permite transformar parte de los costes fijos del almacén en un servicio flexible, adaptado al volumen y características de la operativa.
Ventajas de contratar un servicio de picking y packing
Trabajar con un operador logístico especializado puede aportar beneficios importantes.
Menos errores
Los protocolos de control, la organización del almacén y los sistemas de gestión permiten mejorar la precisión de los pedidos.
Mayor rapidez
Una infraestructura preparada puede procesar pedidos de forma más ágil y organizar eficientemente su expedición.
Reducción de costes fijos
La empresa evita asumir por separado instalaciones, personal, maquinaria, materiales y tecnología logística.
Capacidad para crecer
El servicio puede adaptarse a aumentos de actividad sin necesidad de cambiar constantemente de almacén o ampliar la plantilla interna.
Mejor control del inventario
Centralizar recepción, almacenaje, preparación, distribución y devoluciones facilita el seguimiento de las existencias.
Más tiempo para el negocio
El equipo puede concentrarse en captar clientes, desarrollar productos y aumentar las ventas mientras el operador gestiona la actividad diaria del almacén.
¿Qué debe ofrecer un operador logístico?
Antes de externalizar el picking y packing, conviene comprobar que el operador dispone de:
- Instalaciones adaptadas al tipo de mercancía.
- Sistemas de control de inventario.
- Trazabilidad de entradas y salidas.
- Procedimientos de verificación.
- Capacidad para asumir picos de demanda.
- Diferentes opciones de embalaje.
- Gestión de devoluciones.
- Integración con la operativa del eCommerce.
- Distribución nacional e internacional.
- Atención personalizada.
- Soluciones para mercancía regulada o sensible cuando sea necesario.
También es importante valorar si el servicio puede adaptarse a las características concretas de la empresa. Una operativa personalizada suele resultar especialmente relevante cuando existen lotes, caducidades, packs promocionales, embalajes de marca o requisitos especiales de manipulación.
Picking y packing para empresas en Madrid con Cógelo
En Cógelo ayudamos a eCommerce, distribuidores, pymes y empresas en crecimiento a externalizar la preparación de sus pedidos.
Desde nuestras instalaciones en Madrid podemos integrar dentro de una misma solución:
- Recepción y control de mercancía.
- Almacenamiento.
- Gestión del inventario.
- Picking y packing.
- Preparación de pedidos.
- Control de lotes y caducidades.
- Distribución nacional e internacional.
- Gestión de devoluciones.
- Soluciones adaptadas a productos regulados.
- Almacenamiento con temperatura controlada cuando el producto lo requiere.
Centralizar estos procesos permite mejorar la coordinación de toda la cadena logística y reducir el número de proveedores que intervienen en la operativa.
Si el crecimiento de tus pedidos está aumentando la carga de trabajo, externalizar el picking y packing puede ayudarte a ganar capacidad, reducir errores y disponer de una estructura logística más flexible.
Preguntas frecuentes sobre picking y packing
¿Qué significa picking y packing?
El picking es la recogida de los productos que forman parte de un pedido. El packing es su revisión, protección, embalaje y etiquetado antes del envío.
¿Qué se hace primero, el picking o el packing?
Primero se realiza el picking para reunir los productos. Después se lleva a cabo el packing para comprobarlos, embalarlos y preparar el paquete para su expedición.
¿Se puede externalizar solamente la preparación de pedidos?
Sí. El servicio puede adaptarse a diferentes necesidades, aunque suele ser más eficiente integrar almacenaje, inventario, picking, packing, distribución y devoluciones con un mismo operador.
¿Qué empresas necesitan un servicio de picking y packing?
Puede resultar útil para eCommerce, distribuidores, marcas de cosmética, empresas de alimentación, editoriales, tiendas online, importadores y negocios con un volumen creciente de pedidos.
¿Cómo ayuda el picking y packing a reducir devoluciones?
Una correcta identificación de referencias, la verificación final y el uso de embalajes adecuados reducen los envíos equivocados, incompletos o dañados.
¿Dónde contratar picking y packing en Madrid?
Cógelo ofrece soluciones de almacenaje, preparación de pedidos y distribución para empresas que necesitan externalizar total o parcialmente su operativa logística en Madrid.
Conclusión
El picking y packing son dos procesos decisivos para la rentabilidad de cualquier empresa que gestione pedidos.
Un sistema bien organizado permite reducir errores, preparar los pedidos más rápido, controlar mejor el inventario y mejorar la experiencia del cliente. En cambio, una operativa manual o poco escalable puede convertirse en un obstáculo cuando aumentan las ventas.
Externalizar la preparación de pedidos con un operador logístico permite disponer de instalaciones, personal, tecnología y capacidad operativa sin tener que realizar una gran inversión interna.
¿Necesitas externalizar la preparación de tus pedidos?
En Cógelo diseñamos soluciones de picking, packing, almacenaje y distribución adaptadas al volumen, los productos y las necesidades de cada empresa.
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