FIFO y FEFO en el almacén: diferencias, cuándo usar cada uno y cómo evitar mermas por caducidad

Si vendes productos con fecha de caducidad, el orden en que sale tu stock del almacén decide cuánto dinero acabas tirando. FIFO y FEFO son los dos métodos de rotación más usados en logística, pero no sirven para lo mismo: el primero ordena la mercancía por fecha de entrada y el segundo, por fecha de caducidad.

En esta guía te explicamos la diferencia entre FIFO y FEFO, cuándo conviene cada uno, qué dice la normativa y qué debes exigir a tu operador logístico si almacenas alimentación, bebidas, cosmética o suplementos.

Qué son FIFO y FEFO

FIFO: lo primero que entra, lo primero que sale

FIFO (First In, First Out) da salida antes a la mercancía que lleva más tiempo en el almacén. Es un método sencillo: basta con conocer la fecha de recepción de cada palé o caja. Funciona bien cuando el producto no caduca o cuando todos los lotes tienen una vida útil parecida.

FEFO: lo primero que caduca, lo primero que sale

FEFO (First Expired, First Out) prioriza la unidad con la fecha de caducidad o de consumo preferente más próxima, aunque haya llegado después. Para aplicarlo hay que registrar el lote y la fecha de cada unidad logística desde que entra en el almacén.

Diferencia entre FIFO y FEFO

	FIFO	FEFO
Ordena por	Fecha de entrada en el almacén	Fecha de caducidad o consumo preferente
Dato imprescindible	Fecha de recepción	Lote y fecha de cada unidad
Riesgo si se aplica mal	Sale antes un lote con caducidad más lejana	Lotes sin registrar en la recepción
Productos típicos	Sin caducidad o con vida útil homogénea	Alimentación, cosmética con fecha, suplementos
Herramienta	Ubicaciones y rotación física	Sistema de gestión de almacén con control por lotes

Un ejemplo. El lunes recibes un palé de un producto que caduca en marzo. El jueves llega otro lote del mismo producto, de una fabricación anterior, que caduca en enero. Con FIFO saldría primero el palé del lunes y el de enero podría caducar en la estantería. Con FEFO sale antes el lote de enero y no pierdes ninguno.

Cuándo usar FIFO y cuándo FEFO

Alimentación y bebidas

Es el terreno natural de FEFO. Conviene distinguir dos fechas: la de caducidad, propia de alimentos muy perecederos y a partir de la cual el alimento se considera no seguro, y la de consumo preferente, que indica hasta cuándo conserva sus propiedades. En ambos casos, cuanto antes salga lo que vence antes, menos merma.

Hay matices: las bebidas de alta graduación, como la mayoría de los destilados, no tienen que indicar fecha de duración mínima, así que en la logística de bebidas espirituosas suele bastar con FIFO, siempre con el lote identificado.

Cosmética y cuidado personal

El reglamento europeo de cosméticos obliga a indicar el número de lote. Si el producto dura 30 meses o menos, también debe llevar fecha de duración mínima; si dura más, lleva el símbolo del periodo después de abierto (PAO). Por eso en cosmética es habitual combinar los dos métodos: FEFO para las referencias con fecha y FIFO por lote para el resto. Lo explicamos con más detalle en nuestra página de logística para salud y belleza.

Suplementos y parafarmacia

Los complementos alimenticios son alimentos a efectos de etiquetado y llevan fecha de consumo preferente, así que se gestionan con FEFO. Los medicamentos tienen un régimen de distribución propio y no entran en esta guía.

Productos sin fecha de caducidad

Textil, editorial, menaje o recambios rotan bien con FIFO. En estos casos, para ordenar el almacén importa más la rotación de cada referencia, y ahí ayuda el método ABC.

Qué dice la normativa sobre caducidades, lotes y desperdicio

Ninguna norma general obliga a usar FEFO por su nombre. Pero varias obligaciones hacen que, en la práctica, sea la forma más segura de trabajar con productos con fecha:

• Alimentos con fecha de caducidad. El Reglamento (UE) 1169/2011 establece que, pasada esa fecha, el alimento se considera no seguro. No puede venderse.
• Trazabilidad. El Reglamento (CE) 178/2002 exige poder identificar a quién compras y a quién suministras cada alimento. Si hay una alerta, se retira por lotes, y un almacén que no sabe qué lote envió a cada cliente no puede hacerlo.
• Cosmética. El Reglamento (CE) 1223/2009 obliga a indicar el lote y la fecha de duración mínima o el PAO.
• Desperdicio alimentario. Desde el 3 de abril de 2026 son exigibles las obligaciones generales de la Ley 1/2025: aplicar una jerarquía de usos (primero prevenir, después donar), tener un plan de prevención y acuerdos de donación. Quedan exentas, entre otras, las microempresas y los establecimientos de menos de 1.300 m². Las infracciones muy graves pueden llegar a 500.000 euros.

Si externalizas la logística, la responsabilidad sobre los alimentos sigue siendo de su titular. Por eso conviene saber cómo rota tu stock en el almacén de tu operador.

El problema no es solo de los hogares: según Eurostat, en 2024 la UE generó 129 kg de desperdicio alimentario por persona. La fabricación de alimentos y bebidas supuso el 19 %, y la venta minorista y la distribución, otro 8 %.

¿Tu producto tiene fecha de caducidad? Cuéntanos qué referencias manejas y te explicamos cómo gestionaríamos tus lotes en nuestro almacén con registro sanitario. Solicita una valoración de tu operativa.

Cómo aplicar FEFO en tu almacén paso a paso

1. Da de alta cada artículo con todos sus datos. Código, unidades por caja, peso, condiciones de conservación y si lleva caducidad. Un código SKU bien definido evita mezclar referencias parecidas.
2. Registra el lote y la fecha en la recepción. Las etiquetas logísticas GS1-128 pueden llevar el lote (identificador 10) y la fecha de caducidad (17) o de consumo preferente (15), así que se leen con un escáner. Si no vienen, se registran a mano antes de ubicar la mercancía.
3. Fija una vida útil mínima de entrada y de salida. Decide cuánta vida útil restante aceptas al recibir y cuánta exigen tus clientes al expedir. Muchas cadenas y marketplaces rechazan lotes que no alcanzan su mínimo, así que conviene pactarlo por canal.
4. Bloquea lo que no debe salir. Los lotes en cuarentena, caducados o afectados por una retirada deben quedar bloqueados en el sistema, no solo apartados físicamente.
5. Deja que el sistema elija el lote. En el picking, la ubicación con la fecha más próxima debe asignarse de forma automática. Si el operario elige, FEFO depende de la memoria de cada persona.
6. Revisa cada semana lo que caduca pronto. Un informe de caducidades próximas te da margen para promocionar, cambiar de canal o, en alimentación, donar antes de que el producto deje de ser apto.
7. Mantén las condiciones de conservación. Un producto almacenado fuera de su rango de temperatura pierde vida útil antes de lo que dice su etiqueta. Si tienes dudas, revisa qué productos necesitan temperatura controlada.
8. Mide. Controla la merma por caducidad en unidades y euros, el porcentaje de pedidos servidos con el lote correcto y la vida útil media restante en las expediciones. Te contamos cómo elegir estas métricas en nuestra guía de KPIs logísticos.

Errores habituales con FIFO y FEFO

• Aplicar FIFO a productos con caducidades desordenadas. Basta con que un proveedor envíe un lote antiguo para que el orden de llegada deje de servir.
• Dejar el registro del lote «para luego». Si no se anota en la recepción, no se recupera después.
• Mezclar lotes en una misma ubicación sin identificarlos. El sistema dice FEFO, pero el operario coge la caja de delante.
• Olvidar las devoluciones. Un producto devuelto debe volver al stock con su lote y su fecha, o quedar bloqueado hasta revisarlo.
• No coordinar con tus canales. Enviar a un cliente un lote con menos vida útil de la pactada acaba en un rechazo y un doble transporte.

Checklist: qué preguntar a tu operador logístico si tu stock caduca

• ¿Registra el lote y la fecha de cada unidad en la recepción?
• ¿Su sistema asigna el picking por FEFO de forma automática?
• ¿Puede bloquear un lote concreto de inmediato si hay una retirada?
• ¿Te avisa de las caducidades próximas, y con cuánta antelación?
• ¿Tiene registro sanitario para el tipo de producto que almacenas?
• ¿Controla y registra la temperatura de forma continua?
• ¿Gestiona las devoluciones por lote?
• ¿Te da acceso a informes de stock por lote y por fecha?

Si alguna respuesta es «no» o «depende», tienes un riesgo de merma o de incumplimiento. Encontrarás más criterios en nuestra guía sobre el almacén regulado y sobre el registro sanitario en logística.

Cómo te ayuda Cógelo con los productos que caducan

En Cógelo llevamos más de 30 años gestionando el almacenaje y la distribución de empresas desde nuestras instalaciones de Meco (Madrid), con acceso directo a la A-2. Contamos con almacén con registro sanitario y cámaras de temperatura controlada con supervisión continua.

Trabajamos sin intermediarios: almacenamos y enviamos con medios propios, con trazabilidad y control en cada paso. Y si aún no tienes claro cómo debe rotar tu stock, nuestro equipo de consultoría logística te ayuda a definirlo antes de mover un solo palé.

Hablemos de tu stock. Llámanos al 91 084 88 19, escríbenos a info@cogelo.es o solicita una valoración de tu operativa. Te respondemos con una propuesta adaptada a tus referencias y volúmenes.

Preguntas frecuentes sobre FIFO y FEFO

¿Es obligatorio usar FEFO?

Ninguna norma general lo impone con ese nombre. Pero no puedes vender alimentos caducados, tienes que poder retirar un lote concreto y, si te aplica la Ley 1/2025, debes prevenir el desperdicio. Con productos con fecha, FEFO es la forma más sencilla de cumplir todo eso.

¿Se pueden combinar FIFO y FEFO?

Sí, y es lo habitual. FEFO decide entre lotes con distinta fecha y FIFO deshace el empate cuando dos lotes caducan el mismo día.

¿Y el método LIFO?

LIFO (Last In, First Out) da salida primero a lo último que entró. Solo tiene sentido con mercancía que no se deteriora, como algunos materiales a granel, y no es recomendable para productos con fecha.

¿Necesito un programa de gestión de almacén para aplicar FEFO?

Con pocas referencias y lotes se puede llevar en una hoja de cálculo, pero es fácil equivocarse. Con volumen, lo fiable es un sistema de gestión de almacén que registre lotes y fechas y asigne el picking. Si externalizas, pregúntale a tu operador cómo lo hace.